Конечно, профессиональные пиарщики, скорее всего, знают эти правила. Но почему-то не все про них помнят.
Ресурс Ragan решил напомнить. А мы — перевели и добавили кое-что от себя.
1. Знайте конкретного журналиста, который вам нужен.
Сделайте над собой усилие, найдите нужных журналистов и определите, что им требуется от источников информации и какая их тема. Если один журналист освещает транспортные проблемы, не стоит ему слать пресс-релизы про новые коллекции лаков для ногтей. Это, конечно, очевидно, но практически каждый журналист получает такие странные письма типа «можете ли вы написать об этом?», когда эта тема даже близко не соприкасается с тем, на чём он специализируется.
2. Не шлите огромные файлы электронной почтой.
Есть много пиарщиков-рекламщиков-маркетологов, которые очень любят слать пресс-релизы в виде картинок весом по 10-12 мегабайт, потому что они сделали их красивыми, в кореле. Самое забавное, что очень часто они шлют вордовские файлы со вставленной в них картинкой. На самом деле, сейчас сложно предположить, что кто-то на работе или дома сидит через dial-up, на котором скорость и трафик резко ограничен. Здесь проблема в другом.
Многие журналисты находятся постоянно в разъездах, используя мобильные телефоны и планшеты для получения почты. Даже через хороший 3G большой объём — крайне неудобен. Отправив такое письмо с большим вложением, вы можете просто не дождаться его получения нужным вам человеком. Кроме того, если нужно отправить действительно большое письмо, то можно пользоваться сервисами типа Dropbox, файлы от mail.ru и т.п., отправляя на почту ссылку.
3. Используйте медийные возможности.
Если у вас есть хорошая фотография или видео, которое проиллюстрирует вашу информацию, включите этот файл (или ссылку на него) в электронное письмо. Это сэкономит время на поиск связанной информации и добавит контекста вашему сообщению.
4. Выучите базовые требования к файлам.
Печать и интернет имеют немного разные требования к картинкам. Впорочем, к чёрту скромность — требования очень разные. Выучите, что такое DPI, размер, ориентация и типы файлов. Научитесь базовым основам обработки фото и видео (благо, сервисов и приложений, которые это умеют делать, — масса). Глупо отправлять картинку в 72 DPI с jpeg-артефактами, растянутую и с просьбой отправить её в печать. Не поняли, о чём речь в этом предложении? А надо бы понимать. Почтайте в сети или пообщайтесь с дизайнерами.
5. Будьте проще.
Старайтесь придерживаться самых распространённых стандартов, особенно, касательно типов файлов. Не всегда все смогут открыть ваши файлы, например, если вы отправите документ в формате *.docx (файл Microsoft Office 2007 и выше). В этом случае, вашему адресату придётся искать дополнительное программное обеспечение, чтобы этот файл открыть. Ведь не все знают, что это — всего лишь архив и его можно открыть архиватором, достав из архива нужную информацию (правда, никаких гарантий, что всё прочитается так, как было задумано вами). Поэтому будьте проще: .doc или .pdf.
6. Аккуратнее используйте функцию приоритетности писем.
Не стоит каждое своё письмо отправлять с пометкой «Важно», потому что, в большинстве случаев, это не настолько важно. Пиарщики очень любят показывать свою важность и ставить эти пометки постоянно. Видя эту нестыковку, журналист начнёт более прохладно относиться к вашим пометкам о важности и в итоге пропустит то, что действительно важно, потому что важное письмо внешне не будет чем-то отличаться от обычных писем.
7. Не забывайте указывать свою контактную информацию.
Вы и только вы являетесь для журналиста контактным лицом. Поэтому не стоит указывать общий телефон и корпоративную почту. Так же не стоит ограничиваться только телефоном. Если возможно, укажите как можно больше точек контакта с вами (телефон, мессенджер, скайп, какие-то социальные профили). Это снизит вероятность того, что вы недоступны по телефону. Кроме того, это позволит иметь возможность отправлять вам самые разные виды сообщений (тексты, фото, видео, реплики и т.п.). Работа журналиста заключается, в том числе, в постоянном контакте с источниками информации. И если с вами контакта нет или для его установления нужно сделать слишком много действий, журналисту проще обратиться к другому контакту. Помните это.
Вот такие несложные советы, которые, тем не менее, смогут упростить жизнь и вам, и журналистам.
